檔案整理服務(wù)

   專業(yè)檔案是特殊專業(yè)領(lǐng)域中形成的，反應(yīng)各類專業(yè)工作特點(diǎn)的歷史記錄。不同專業(yè)的檔案整理方法各不相同，必須根據(jù)專業(yè)資料的外在形態(tài)及保管與利用的內(nèi)在邏輯關(guān)系進(jìn)行整理。

相關(guān)專業(yè)已經(jīng)制定或者明確管理規(guī)范的，按照具體管理規(guī)范進(jìn)行整理，暫無(wú)明確管理規(guī)范的，參照國(guó)標(biāo)《文書(shū)檔案案卷格式GBT 9705—2008》以及《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T11822—2008》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

山東卓航檔案擁有各門(mén)類專業(yè)檔案整理的豐富經(jīng)驗(yàn)，可以根據(jù)專業(yè)檔案的具體種類及利用途徑，協(xié)助單位明確管理模式，定制管理規(guī)范，對(duì)檔案資料進(jìn)行全面科學(xué)有依據(jù)的規(guī)范化整理。

人事檔案整理

  人事檔案管理工作是人事工作中非常重要的組成部分，是做好人事管理工作的基本前提，擔(dān)負(fù)著檔案材料補(bǔ)充收集整理、檔案管理、信息提供服務(wù)等重要職責(zé)，是開(kāi)展選人用人、落實(shí)人員政策等工作的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。

干部人事檔案的整理，是指依據(jù)一定的原則和方法，將收集起來(lái)的檔案材料，以個(gè)人為單位，進(jìn)行審核、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂等，使之成為系統(tǒng)化和條理化的專門(mén)案卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。

  干部人事檔案整理的作用：一是使干部人事材料成為規(guī)范的干部人事檔案。二是有利于干部人事檔案材料的保管和保護(hù)。三是方便干部人事檔案的利用。四是為信息化奠定良好的基礎(chǔ)。

整理工作包括鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂五個(gè)步驟。

開(kāi)展干部人事檔案整理工作，要準(zhǔn)備好整理場(chǎng)所，以及卷夾、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)等整理工具、檔案用品。

  干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。最好選用塑料材質(zhì)的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽，用于書(shū)寫(xiě)干部的姓名、籍貫、檔案編號(hào)等。書(shū)寫(xiě)姓名不等使用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。

山東卓航檔案擁有專業(yè)人事檔案整理與審核人員，能夠?yàn)榭蛻暨M(jìn)行人事檔案整理、目錄著錄、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、檔案查補(bǔ)，信息化（軟件）建設(shè)，“三齡兩歷一身份”專項(xiàng)審核等相關(guān)工作。

文書(shū)檔案整理

文書(shū)檔案整理一般分為文書(shū)案卷整理與歸檔文件整理兩種情況，需根據(jù)單位檔案保管的具體情況分析處理。山東卓航檔案擁有經(jīng)驗(yàn)豐富的專家隊(duì)伍，經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的整理人員，大量重要客戶實(shí)踐積累，能夠高效專業(yè)規(guī)范的完成各年度的文書(shū)檔案資料整理工作。

　文書(shū)案卷整理

　　以“卷”為單位進(jìn)行管理的文書(shū)檔案，主要適用于2001年1月1日進(jìn)行立卷改革而實(shí)施的《歸檔文件整理規(guī)則》之前，反映本單位黨務(wù)工作、業(yè)務(wù)開(kāi)展、行政職能管理等活動(dòng)的檔案。

標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)為《文書(shū)檔案案卷格式(GB/T9705-2008)》。山東卓航檔案協(xié)助單位文書(shū)檔案立卷工作，一般制定三個(gè)指導(dǎo)性文件，即：檔案分類大綱、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

第一步，檔案分類、確定保管期限

第二步，文件組卷

第三步，編碼編號(hào)

第四步，制作卷皮

案卷封面項(xiàng)目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、總件、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)。��

第五步，制作卷內(nèi)目錄與備考表

第六步，案卷裝訂

第七步，制作盒脊

第八步，制作檢索工具

第九步，檔案裝盒

第十步，上架排列

按順序?qū)⑽臅?shū)案卷裝入檔案盒，每盒可根據(jù)案卷厚度裝一卷或若干卷，盒內(nèi)案卷數(shù)量應(yīng)與盒脊背起止卷號(hào)對(duì)完全正確，用鉛筆按同一目錄號(hào)內(nèi)大流水標(biāo)注盒號(hào)，按順序入庫(kù)上架。

歸檔文件整理

歸檔文件整理適用于2001年1月1日進(jìn)行立卷改革而實(shí)施的《歸檔文件整理規(guī)則》之后，是把歸檔文件以件為單位進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

山東卓航檔案的整理原則：遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值、便于保管和利用。歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

主要流程包括：

組件→分類→排列→編號(hào)→編目→修整→裝訂→編頁(yè)→裝盒→排架

1、歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。

2、歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限分類的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。

3、歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。

專門(mén)檔案（聲像、實(shí)物等）整理

 專門(mén)檔案主要是指文書(shū)科技檔案之外的，包括聲像、實(shí)物、會(huì)計(jì)、人物等在內(nèi)的各種檔案門(mén)類，專門(mén)檔案的整理工作都有各自的國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)在依據(jù)國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位檔案保管利用的具體情況進(jìn)行整理。

會(huì)計(jì)檔案

　　會(huì)計(jì)檔案的整理工作，就是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的會(huì)計(jì)文件，通過(guò)科學(xué)的分類、組合、立卷、排列和編目，組成一個(gè)有序的過(guò)程。依照會(huì)計(jì)工作的基本環(huán)節(jié)，進(jìn)行科學(xué)的分類整理。同一全宗的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按年度分開(kāi)整理，不應(yīng)跨年度，對(duì)跨年度的決算報(bào)表等，可放入針對(duì)內(nèi)容年度里。

　　會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會(huì)計(jì)部門(mén)形成的材料很多，只有會(huì)計(jì)專業(yè)核算材料才是會(huì)計(jì)檔案。財(cái)會(huì)部門(mén)經(jīng)辦的有關(guān)財(cái)會(huì)工作的方針、政策、制度、預(yù)算、預(yù)算指標(biāo)、計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告以及來(lái)往文書(shū)都不屬于會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍，應(yīng)按照文書(shū)檔案管理辦法執(zhí)行。

　　照片檔案

　　照片檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和題名三部分。

　　照片檔案的整理應(yīng)遵循照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、便于保管和利用。照片檔案的底片、銀鹽類照片應(yīng)存放在照片盒內(nèi)。

　　實(shí)物檔案

　　實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的物品檔案，它是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。它能真實(shí)地記載社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，并生動(dòng)地反映出社會(huì)發(fā)展歷史。

　　實(shí)物檔案的整理流程：歸檔實(shí)物的整理就是將歸檔實(shí)物以“件”為單位進(jìn)行清潔修整、劃分保管期限、分類、排序、編制檔號(hào)、編制目錄、制作檢索工具、上架，使之有序化的過(guò)程，歸檔實(shí)物的整理單位一般以每件實(shí)物為一件。