文書檔案整理流程

1、收集（按具體合同要求）

將上年度收到和形成的全部文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)、人事、紀(jì)檢、財(cái)務(wù)、基建

和業(yè)務(wù)等部門形成和收到的各種文件、報(bào)表、圖紙、光盤、照片等）收集齊全完整，具體操

作參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局 8 號(hào)令）、 《歸

檔文件整理規(guī)則-2015》。

2、組件

通常情況下歸檔文件一般以每份文件為一件，但需注意以下特殊情況：正文、附件為一

件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文

為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、

圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)

要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請(qǐng)示

與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙

的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。 同時(shí)應(yīng)注意件內(nèi)排列順序。

3、分機(jī)構(gòu)（問題）

機(jī)構(gòu)（問題）是兩種分類方法，各建檔單位需根據(jù)實(shí)際情況，保持歷史連續(xù)性確定分類

方法。其中，機(jī)構(gòu)分類法，就是根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。采用機(jī)構(gòu)分類時(shí)，

一般來說，有一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。采用機(jī)構(gòu)分類法，原則上是哪個(gè)

機(jī)構(gòu)承辦起草的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類中。有些文件是由幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的，一般歸入

主辦機(jī)構(gòu)；業(yè)務(wù)部門起草，以辦公室名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù)，則應(yīng)歸入

負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)的類中。問題分類法就是按照文件內(nèi)容所說明的問題對(duì)歸檔文件分類。

例如：將黨委、工會(huì)、共青團(tuán)等機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件劃為“黨群類”，業(yè)務(wù)部門形成的文件

劃為“業(yè)務(wù)類”，行政后勤部門形成的文件劃為“行政類”等。

4、劃分保管期限

即把文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔

范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國(guó)家檔案局 8 號(hào)令）制定好本單位的檔案保管期限表，

對(duì)照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。一般來說各鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦和重要職能部門文件數(shù)量大、內(nèi)容多，區(qū)

分保管期限盡量按照國(guó)家檔案局 8 號(hào)令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或職能較為單一的單 位，

可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料，其保管期限從長(zhǎng)。

5、排列順序

在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)

表等成套性文件可集中排列。 即是完成了按照年度——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限分類完

成后的檔案需要按照時(shí)間結(jié)合事由，重要程度進(jìn)行排列，簡(jiǎn)單的可以理解為類似事件排列在

一起。

6、蓋歸檔章

歸檔章要求蓋在文件首頁(yè)上方空白處右上方，歸檔章要蓋得清晰，嚴(yán)禁蓋成“雙眼皮”

或模糊不清；歸檔章內(nèi)項(xiàng)目填寫要工整、準(zhǔn)確、規(guī)范，即用漢字在空白處填寫。

7、編件號(hào)、頁(yè)碼

永久、定期 30 年、定期 10 年分別編三個(gè)流水號(hào)，每年從 0001 開始。頁(yè)碼一般以件為

單位，逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

8、修整文件

每份文件單獨(dú)裝訂,以 A4 大小為標(biāo)準(zhǔn),向左和向上取齊,大張的文件要折疊,殘破的文件要

修補(bǔ)裱糊,定為永久和定期30年保管的文件必須去除易生銹的金屬物, 定期10年可不用去除

金屬物（具體要求以對(duì)方單位為準(zhǔn)）。

9、填寫備考表并裝盒

要求各立檔單位統(tǒng)一使用由檔案局監(jiān)制的無(wú)酸紙制作的檔案盒。歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件

號(hào)的先后順序，依次裝入檔案盒，一盒裝滿后，順序裝入下一盒。

10、編目

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)的要求，對(duì)裝盒的歸檔文件進(jìn)行逐條錄入，目錄統(tǒng)一為

excel 表格，即（.xls）格式。

11、裝訂要細(xì)致。即各種金屬物要拆除掉，裝訂線要縫直，文件要平整，裝訂線要用剪

子修剪整齊，不留 線頭，不要圖省事，用手拽。 采用直角裝訂時(shí)，注意線頭，不能隨意抖

掉。

12、排架

每年形成的檔案按保管期限依次上架，同一個(gè)保管期限按照機(jī)構(gòu)（問題）依次排列，便

于實(shí)體管理，以后便于檔案移交進(jìn)館。簡(jiǎn)單的說就是保管期限一樣的檔案，要按照年度、盒

號(hào)依次排列。不同保管期限的檔案不能放在同一個(gè)柜子里